KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE YÖNELİK AYDINLATMA METNİ

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE YÖNELİK AYDINLATMA METNİ

OGANSIA İç Ve Dış Tic. A.Ş. (“OGANSIA”) olarak siz değerli müşterilerimizin kişisel verilerinin korunmasına önem veriyor ve sizleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında bilgilendirmek istiyoruz.

1. Kişisel Veri nedir? 

KVKK Kapsamında kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi (“Kişisel Veri”) ve bunun bir özel türü olan Özel Nitelikli Kişisel Veri ise, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileriniz ile biyometrik ve genetik verilerinizi (“Özel Nitelikli Kişisel Veri”) ifade eder. Bu Aydınlatma Metni kapsamında Kişisel Verileriniz için yapılan açıklamalar Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizi de kapsamaktadır. 

2. Kişisel Verilerinizi Hangi Yöntemlerle ve Hukuki Sebeplerle Topluyoruz? 

Yürütmekte olduğumuz tüm Kişisel Veri işleme faaliyetlerinde KVKK başta olmak üzere ilgili mevzuatta aranan tüm yükümlüklere ve ilkelere uygun hareket etmekte ve Kişisel Verilerinizin güvenli bir şekilde işlenmesi için gerekli güvenlik tedbirlerini almaktayız. 

KVKK gereğince, aşağıda sayılanlar ve bunlara ileride eklenebilecek sair kanallar vasıtasıyla Kişisel Verilerinizi otomatik yahut otomatik olmayan yollarla, sesli, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde toplamakta ve işleme amacına göre KVKK Madde 5.1, Madde 5.2, Madde 6.2 ve Madde 6.3 kapsamında işlemekteyiz: 

  • Ek 1 (“OGANSIA Markaları”)’de anılan ancak bunlarla sınırlı olmayan ve zaman zaman işbu Aydınlatma Metni kapsamında güncellenecek OGANSIA Markalarına ilişkin ve kişisel verilerin işlendiği internet sitelerimiz başta olmak üzere OGANSIA veya OGANSIA Grup Şirketleri tarafından yönetilen sair internet sitelerimiz  (“İnternet Siteleri”), mobil ve sair uygulamalarımız ve bir OGANSIA Grup Şirketine ait diğer tüm çevrim içi mecralar (“Medya Araçları”) üzerinden veya İnternet Sitelerinde cihazlarınızla iletişim sağlayan OGANSIA yahut aşağıda belirlenen şekilde üçüncü kişilere ait çerezler (“Çerez”) kanalıyla, 
  • OGANSIA tarafından kurulan veya faaliyette bulunan ve OGANSIA Markaları adı altında yönetilen tüm satış ve pazarlama ağı (“OGANSIA Mağazaları”) kanalıyla, satış ve pazarlama kapsamında, 
  • Çeşitli sosyal medya kanalları üzerinde OGANSIA ve OGANSIA Markaları adına işletilen hesaplar (“Sosyal Medya”) kanalıyla, 
  • E-posta adreslerimiz (“E-posta”) üzerinden yürütülen yazışmalar, OGANSIA ve OGANSIA Markalarına yönelik sair amaçlarla gönderilen kısa mesajlar (“SMS”) veya multi medya mesajları (“MMS”) dahil sair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim araçları (“İletişim Araçları”) kanalıyla, 
  • OGANSIA yahut OGANSIA’in hizmet aldığı şirketler tarafından yönetilen çağrı merkezlerimiz (“Çağrı Merkezi”) kanalıyla, 
  • OGANSIA’in hizmet verdiği yahut hizmet aldığı grup şirketleri, iş ortakları, üretici firmalar veya hizmet/ürün tedarik ettiği firmalar gibi üçüncü kişiler kanalıyla. 

 

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?

Tarafımızca, bu aydınlatma metninde belirtildiği şekillerde işlenecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:

Kimlik Verisi

Adı, soyadı, nüfus cüzdan fotokopisi (adı, soyadı, T.C. kimlik no, cüzdan seri no, baba adı, ana adı, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hali, kayıtlı olduğu il-ilçe-mahalle-köy, cilt no- aile sıra no- sıra no verildiği yer, veriliş sebebi, kayıt no, veriliş tarihi, cinsiyet bazı durumlarda imza beyannamesi

Finansal Veri

Banka hesap bilgileri, kredi kartı no, son kullanma tarihi, cvcno, ödeme tutarı, ödeme tarihi, para birimi, dekont açıklaması, borç, alacak, bakiye, sözleşme tutarı, hizmet kalemleri, KDV bilgisi, Hizmet dönemi, tahsilat süreci, Fatura Bilgileri Ekranı (Ad, soyad, fatura kayıtları, fatura rumuz, vergi dairesi, vergi no, vergi kimlik no, adres, ülke, şehir, ilçe, semt, posta kodu, e-posta, fatura para birimi, , KDV'den muaf olup olmadığı), Fatura Bilgileri Ekranı (Cari) (Unvan, adres, seri no, fatura ID, fatura tipi, fatura tarihi, müşteri V.D./No/Gerçek kişi, muhasebe aktarım durumu, fatura durum, hesap yapma seçeneği, fatura sınıfı, irsaliye tarihi, fat. Döviz tür/kur, Kod, açıklama, adet, fiyat, tutar, periyod, dönem, gelir tipi, Tutar, toplam, KDV oranı, KDV, genel toplam, Hesap Bilgileri Ekranı (HNO, ödeme tipi, otomatik ödeme, kart nosunun ilk ve son 4 hanesi, ödeme miktarı, hesap başlangıç tarihi, gelir tipi, Sözleşmesi olup olmadığı, Hesap ödeme bilgileri; tarih, tutar, sonuç(ödendi/ödenmedi),, ödeme şekli, tahsilat şekli, teslimat, cari para birimi, yerel para birimi,  muhasebe bağlantı tanımları, muhasebe hesap, muhasebe hesap,  e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı,  eski cari kodu, yeni cari kodu, müşteri tipi, satış grubu, satış bölge adı, BABS grubu, 

İletişim Verisi

e-posta, cep telefonu, iş telefonu,evadrsi, işyeri adresi, posta adresi, posta kodu

Görsel ve İşitsel Veri

Gerçek kişiye ait fotoğraf, ses kayıtları, kamera kaydı

 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLARLA İŞLİYORUZ?

Yukarıda belirttiğimiz ve bizimle paylaşabileceğiniz diğer kişisel verilerinizi, aşağıdaki amaçlarla işlemekteyiz:

Sizinle kuracağımız hizmet sunucu-ÜYE ilişkisini yürütebilmek için, özellikle;

Üyelik ve Satış sürecinin başlatılması, bazı durumlarda yüz yüze tanışmak, yeni satış,ve ÜYElerle sözleşme yapılması

ÜYE ye destek verilmesi

ÜYE taleplerine cevap vermek amacıyla e-posta gönderiminin sağlanması canlı destek verilmesi

Manuel ve online para tahsilatı yapılması ve havale ödemelerinin kayıt altına alınması

Şirket merkezinde gerçekleşebilecek doğal afetlerde altyapının başka bir konumda faaliyete geçirilebilmesi

Aylık, günlük, saatlik bazda yönetim hizmeti verilebilmesi

İlgili mevzuat çerçevesinde yapmakla yükümlü olduğumuz bazı süreçleri yerine getirmek için, özellikle;

ÜYEnin iade taleplerinin yerine getirilmesi

Fatura oluşturulması ve gider pusulası evrakı hazırlanması

e-Arşiv faturalarının düzenlenmesi

Size verdiğimiz hizmeti daha iyi yerine getirebilmek, kendimizi geliştirebilmek için pazarlama ve araştırma faaliyetlerini yerine getirebilmek için;

ÜYE şikâyetlerinin değerlendirilebilmesi ve ÜYEnin talep ettiği konularda destek sağlanması

ÜYE memnuniyetinin sağlanması

Reklam amaçlı kullanılması, iletişim materyali sağlanması ve marka bilinirliğinin arttırılması

ÜYEnin sistemlere kayıt olması ve ÜYElik kartının açılması

ÜYE bilgilerinin güncellenmesi

Havale ve POS ve nakit ödemelerinin kayıt altına alınması

Çeşitli konularda raporlar oluşturulması

ÜYElerle olan toplantılara katılım, teknik ve sistem konularında ÜYElere bilgi verilmesi

ÜYE ile yetkilinin iletişim bilgilerini yazılı ortamda paylaşılması (kartvizit vb.)

Hukuki taleplere karşı savunma hakkımızı kullanabilmek için, özellikle;

Tüketici şikâyetlerinin yönetiminin sağlanması

Kişisel verilerinizi, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve her halde kanuni zaman aşımı süreleri kadar işlemekteyiz.

 

 

 

 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

 

Kişisel verileriniz zaman zaman belli faaliyetleri gerçekleştirebilmemiz için o alanda uzman firmalara veya kullandığımız uygulamaların sunucularına aktarılmaktadır.

Para tahsilatı, fatura iptal ve para iadesi amaçlarıyla adınız, soyadınız, fatura no, tutar, ödeme tarihi ve kredi kartınızın numarasıi hizmet alınan bankalara aktarılmaktadır.

Finans Departmanı tarafından ÜYEye fatura gönderilmesi için fatura verileri kayıtlı elektronik posta hizmeti alınması nedeniyle Türkkep’e EDM VE ZİRVE (Muhasebe işlemleri programı) ile doğrudan entegrasyonu ile aktarılmaktadır.

Finans departmanı tarafından fatura verileri GİB’e EDM yazılımı üzerinden doğrudan entegrasyon ile aktarılmaktadır.

Muhtasar vergisi beyannamesi oluşturmak ve faturaları onaylamak için ÜYE adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, ülke, şehir, vergi numarası ve sözleşme tutarının Mali Müşavirlik Firması’na aktarım söz konusu olabilmektedir.

Faturaların ÜYElere gönderilebilmesi amacıyla kargo şirketleri ile yalnız adınız-soyadınız ve adresiniz gibi ilgili kişisel verilerinizi paylaşmaktayız.

Şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi amacıyla kamera ve ses kayıtlarının polis/savcılık kararı bulunması halinde ilgili mercilere aktarımı söz konusu olmaktadır.

Ayrıca savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımız ile ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla kişisel verilerinizi mahkeme kararı, Tüketici Hakem Heyeti kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme 7. Kişisel 

 

Verilerinize Yönelik KVKK’dan doğan Haklarınız ve Veri Sorumlusu Olarak Desteğimiz 

KVKK madde 11 uyarınca OGANSIA’e başvurarak; 

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, 
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, 
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, 
  • Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, 
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, 
  •  Amaç, süre ve meşruiyet prensipleri dâhilinde değerlendirilmek üzere Kişisel Verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, 
  • Kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, 
  • İşlenen Kişisel Verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi durumunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme, 
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi ve bu sebeple zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme, 

haklarına sahipsiniz. 

Bu kapsamda, bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi yukarıda yer alan Başvuru Formu’nu doldurarak aşağıdaki e-posta adresine iletebilirsiniz. Talebiniz üzerine Başvuru Formunuzu, size bildirilecek kep uzantılı e-posta adresimize güvenli elektronik imzalı olarak yahut yine aşağıda yer alan posta adresimize kimliğinizi tespit edici belgeler ile ıslak imzalı olarak ya da noter aracılığıyla göndermeniz gerekmektedir. OGANSIA, talebinizi ilgili belgelerin ulaşmasından itibaren en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. 

Taleplerinizin yerine getirilmesi sebebiyle bir maliyet doğması hâlinde yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücretleri sizden talep edebiliriz. 

Posta adresi  : OGANSIA İç ve Dış Ticaret A.Şİhsaniye Mh. Can Sk. Dünya İş Mrk. K-4 D-14 Nilüfer / BURSA (NilüferV.D.6340457150, MERSİS No:0-6340-4571-5000001

E- posta adresi : kvkk@ogansia.com.tr 

Kişisel Verilere ilişkin mevzuat ve uygulamamız kapsamındaki değişiklikleri internet sitemizin ilgili sayfasından her zaman takip edebilirsiniz. 

yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlar ile paylaşıyoruz.